Con los cambios repentinos que todos ya conocemos, las teleconferencias, videoconferencias o reuniones virtuales son toda una norma y ¡toda una realidad! El uso de Zoom, Skype, Google Hangout, Google Meet, etc. son la manera quizá más fácil de reunir a grupos amplios de personas a fin de educar, exponer, intercambiar ideas, trabajar o entrevistar ¡y hasta celebrar!
Aquí, algunas reglas de cortesía para garantizar una experiencia positiva para todos: anfitriones y participantes.
Anfitriones/Líderes:
- Encárguense de establecer las normas al principio de la reunión. ¡Como un maestro de ceremonias!
- Muy importante, inicien con algún reconocimiento, mostrando el aspecto humano. Por ejemplo, pueden decir: “Son tiempos difíciles para todos, esperamos que todos sean comprensivos”.
- Asegúrense de presentar a todos al comienzo, al igual que en una reunión real o un evento social. Es un gesto que garantizará y estimulará la participación de los asistentes.
- Den comienzo a la reunión, pidiendo a todos que se pongan “en silencio” (mute) y que utilicen el chat o levanten la mano si tienen alguna pregunta o comentario cuando alguien más toma la palabra.
- Controlen los tiempos, a veces las reuniones se extienden y duran demasiado.
- No se separen de la reunión. Mantengan el control completo de la misma y hagan sentir a los participantes lo más cómodos y relajados posibles. Un anfitrión que deja a sus invitados ¡es como si abandonara su propia fiesta!
- Finalicen la reunión. Esperen a que todos hayan abandonado antes de colgar.
Participantes:
- ¡Siéntense en silencio!
Dicho de otra manera, pónganse en silencio (mute); ayuda a moderar el ruido de fondo. Es una cortesía común a los demás. Pueden utilizar el chat si tuvieran preguntas.
2. ¡Sean puntuales!
Es una buena práctica siempre. Llegar temprano a la reunión, como a cualquier reunión del mundo real, les da tiempo para familiarizarse, encender o configurar su equipo.
3. ¡Si van a faltar, avisen!
Pueden hacerlo mediante llamada, correo electrónico o mensaje de texto
4. ¡Miren al lente!
Coloquen la cámara correctamente. Dentro de lo posible, que esté a la altura de los ojos. Esto ayudará a crear un sentido más directo de compromiso con otros participantes. Si necesitan compartir su pantalla, asegúrense de que esté preparada y que no vaya a mostrar otras páginas.
5. ¡Controlen su volumen!
Que el tono de voz tenga claridad y que sea lo suficientemente alto como para que todos escuchen. No es el momento de murmurar o hablar en voz baja.
6. ¡Que su entorno se vea bien; dice mucho!
Encuentren un término medio entre un espacio personal, pero también profesional. Si insisten en mostrar su estantería de libros, enderecen sus libros.
7. ¡Que su nombre cause la primera buena impresión!
Los nombres registrados deben estar correctamente escritos y no todo el nombre en mayúsculas. Sin nombres será difícil hacer un seguimiento de quién dice qué.
8. ¡Vistan para el éxito y vistan completos!
Una reunión online sigue siendo una reunión y estar bien arreglados es parte de su reputación. Dependiendo de la reunión, se puede estar informal pero presentable. Y por favor, vistan con la ropa completa.
9. ¡Hagan su tarea!
Estén preparados, deben saber lo que se supone que debe pasar y con el material o enlaces listos antes de comenzar la reunión. Una videollamada de más de cuatro personas ya tiene una estructura clara, por tanto, tómense el tiempo para preparar sus opiniones, preguntas y comentarios.
10. ¡Manténganse enfocados!
Limiten el uso de otros aparatos electrónicos para no distraerse; la multitarea es una grosería frente a los demás, por tanto, Facebook, Twitter, Instagram o TikTok deben estar apagados.
11. ¡Escuchen, observen y pausen!
Aprendan a escuchar atentamente y aprendan el arte de pausar. No importa cuán grande sea el grupo, solo se puede escuchar a una persona a la vez. No monopolicen y permitan que otros expresen sus opiniones, ¡es un verdadero arte!
12. ¡Si pueden, esperen para comer!
Mejor el café de rutina, igual como en el lugar de trabajo; las comidas completas puedan esperar.
13. ¡Sean corteses!
Utilicen el por favor, gracias y de nada; se destacarán.
Y cierro recordándoles que todos están haciendo lo mejor. Todo esto nos está conduciendo a ser compasivos y tolerantes de otros.
Pilar Richardson es la Señora Etiqueta, autora de los libros ‘Manual de Etiqueta y Protocolo’ y ‘Buenos Modales para niños’. https://dev-qa.la-razon.com//www.senoraetiqueta.com/index.php/acerca-de
