La archivística boliviana tiene en su desarrollo histórico dos hitos: la vertiente archivística impulsada por Gunnar Mendoza desde el Archivo y Biblioteca Nacionales de Bolivia entre 1974 y 1992; y la vertiente administrativa, que implanta un procedimiento común en los ministerios del Poder Ejecutivo, regula las transferencias al Archivo Central y el derecho de petición e implanta el régimen de la reserva en la Administración del Estado.
Hoy estamos ante una tercera ola: la vertiente científica, que se apropia de las teorías archivísticas del primer mundo, junto con las teorías de la administración de empresas. Se analiza el corpus jurídico nacional y se las aplica a la realidad institucional. Esta tercera vertiente surge en el Archivo Histórico de la Minería Nacional. Fue creada en 2000 por un puñado de extrabajadores mineros y desarrollada en su proyección futurista por un equipo de académicos formado en universidades bolivianas.
Allí funciona el nuevo programa informático Scrinia, que garantiza el control de la documentación desde la fase de producción hasta su destino final, atravesando transversalmente el ciclo vital de los documentos, combinando para ese propósito, de manera magistral, la cultura del papel y la cultura del soporte electrónico. Sería un error considerar a Scrinia como un software más. Scrinia es un aporte al desarrollo de la archivística boliviana, pues mediante esta herramienta se apropian las teorías archivísticas del primer mundo que han trastocado las bases de la archivística tradicional y se las aplica a la praxis archivística nacional.
- Ciudadanía. Los avances en la archivística nos impulsan hacia la sociedad de la información y del gobierno electrónico, favoreciendo que las personas puedan ejercer efectivamente sus derechos.
En este hito archivístico, el Archivo Histórico de la Minería Nacional ha incorporado tres componentes esenciales: la teoría archivística del primer mundo; el corpus jurídico y la legislación nacional (que es la que determina el comportamiento de los documentos resultantes de la relación entre la sociedad civil y el Estado); y la realidad institucional, asimilando la teoría de la Administración de Empresas y analizado a la Corporación Minera de Bolivia como Empresa Estratégica del Estado.
Los principios y valores del Estado Plurinacional, tales como la transparencia, celeridad, seguridad jurídica, calidad, oportunidad y gratuidad, se concretan en Scrinia. Resulta un paso esencial para garantizar la plena vigencia de los preceptos constitucionales que rigen la administración documentaria estatal: el acceso libre a la información, el derecho de petición, la imprescriptibilidad de los daños económicos al Estado, las obligaciones de los servidores públicos para custodiar e inventariar los documentos de la función pública, considerar el patrimonio documental como parte del patrimonio cultural del Estado y establecer las responsabilidades archivísticas en los tres niveles del Estado.
La puesta en marcha de Scrinia tendrá su efecto inmediato en desterrar la lacerante y tristemente célebre frase “Vuélvase mañana”, con la que el ciudadano de a pie es sometido a un vía crucis burocrático. No es poco, pues detrás de esa oprobiosa frase se esconde la desorganización de los archivos, la corrupción institucional, la indiferencia, el maltrato y el secretismo. Ese universo burocrático ha desarrollado una subcultura de oscurantismo caracterizada por la dificultad de acceder a la información de manera inmediata y oportuna, que serán superadas con la implantación de Scrinia.
Por otra parte, el programa nos introduce en una nueva cultura que dejará paulatinamente el soporte tradicional del documento: el papel, desterrando la producción inorgánica de documentos, regulando la producción de documentos sin copias innecesarias mediante la digitalización. Nos introduce a una etapa de transición entre la vieja cultura del papel impreso como soporte con valor legal, al documento digital-electrónico que empleará la firma digital para dotarle de valor legal.
Sin embargo no es un software lo que impulsará el desarrollo de una nueva cultura archivística, sino los efectos y alcances de ese programa: Scrinia garantizará el acceso inmediato y oportuno a la información minera, bajo el precepto del derecho de acceso a la información libre o el interés legítimo del administrado (acceso a los trámites en los que un ciudadano está involucrado, inclusive por vía remota on line), y la seguridad jurídica para la Comibol y el propio Estado, a partir de la calificación de la reserva de aquella información estratégica protegida.
- Estudios. Investigadores trabajando en una de las salas del archivo.
Es deseable que este exitoso desafío asumido por el Archivo Histórico de la Minería Nacional se convierta en un modelo que deben seguir las instituciones estatales para el control de su documentación, por su versatilidad al ser construido en software libre, sin pagar licencias onerosas ni depender tecnológicamente de terceros por cuanto es un programa desarrollado por ingenieros informáticos bolivianos, con asesoramiento de archivistas, administradores de empresas, abogados e historiadores y por la experiencia de los trabajadores del Archivo Minero. El desarrollo de un software similar a Scrinia, de aplicación general, debiera ser asumido como responsabilidad de entes rectores en los campos de gobierno electrónico, la sociedad de la información y de la archivística nacional.
